A análise de dados é peça fundamental na gestão de um condomínio. Neste artigo vamos apresentar um roteiro para que os gestores possam desenvolver um plano de ação visando melhorias.
O Painel de Indicadores (Dash Board) é dividido em 6 grupos, identificados por cores, e cada um contém 05 indicadores.
Neste artigo iremos destacar os principais itens a serem analisados.
1) Grupo Dados Gerais: Cadastro de Fornecedores
Mantenha sempre atualizado os dados dos <Fornecedores>, faça um comentário no campo livre e classifique o nível de serviços de 1 a 5 estrelas. Em média um condomínio tem entre 20 e 40 fornecedores. Caso o fornecedor tenha algum site para consulta, registre o domínio, login e senha.
Ex.: Registre neste campo os dados de acesso ao sistema de CFTV ( Circuito Fechado de TV, Monitoramento de água...)
2) Grupo Cadastro: média por unidade.
Não se gerencie um condomínio sem uma base de dados robusta e confiável.
Veja as médias de cadastro por unidade e avalie a qualidade dos dados cadastrados.
Caso não reflita a realidade, promova uma Campanha de Cadastramento e Atualização Cadastral.
3) Operações: nível de maturidade e funções básicas.
É fundamental que as encomendas e reservas estejam sendo registradas no sistema visando reduzir tempo e possibilitar um maior controle.
Sugerimos também que o condomínio estabeleça as <Ocorrências> como canal único de comunicação. Isto dará histórico e rastreabilidade em todas as demandas abertas pelos responsáveis pelas unidades. Estabeleça um tempo para a primeira resposta de até 8 horas úteis.
Não se administra um condomínio por "Whats app".
4) Grupo Gestão
Inclua todos os <Contratos> mensais do condomínio visando ter fácil acesso e faça a gestão. Consulte o artigo específico.
Um dos pilares da administração é a tolerância zero em relação ao descumprimento da Convenção, Regimento Interno e/ou decisões assembleares. Registre todas as <Infrações e Mensagens> enviadas aos responsáveis, sem antes consultar, se tratar ou não de recorrência.
5) Grupo Segurança: Definição dos protocolos
Estabeleça quais as regras de acesso e monitore constantemente os acessos de pessoas e veículos.
Incentive o uso das <Autorizações de Acesso> que reduzem o tempo de abordagem da portaria e evita erros.
6) Grupo Comunicação
Estabeleça um envio de <Aviso> semanal com um Resumo da Semana mantendo assim todos informados dos acontecimentos. Comunique sobre os indicadores do condomínio, planos futuros e recomendações aos integrantes do condomínio.
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