A implantação de uma cultura forte depende da clara definição de papéis, uso adequado da tecnologia e treinamento constante da equipe de trabalho.
Neste artigo iremos descrever as principais funções de um Gestor Condominial alinhado com a metodologia Nextin:
1) Ocorrências
Verifique as ocorrências abertas e realize o primeiro retorno dentro do prazo estabelecido pelo SLA. Atualize as ocorrências pendentes e comunique aos responsáveis o status atual e o prazo estimado para conclusão.
2) Avisos e Comunicados
Estabeleça um plano de comunicação que alcance todos os envolvidos — moradores, funcionários, terceirizados, conselho e gestores. Envie um resumo semanal das atividades realizadas. Sempre que ocorrer qualquer episódio, como corte de água ou energia, instrua à sua equipe como enviar um aviso imediato utilizando-se da Next IA (Inteligência Artificial).
3) Mensagens e Infrações
Caso seja recebida alguma denúncia ou haja comprovação de irregularidade, realize a devida apuração. Se a infração for confirmada, encaminhe uma mensagem de advertência ou aplique a multa correspondente, garantindo aos envolvidos o direito de resposta.
4) Reservas e entrega de chaves
Consulte as reservas efetuadas, realize a conferência do Registro de Inventário dos espaços entregues, efetue a cobrança de itens quebrados ou avariados, acompanhe o cronograma de limpeza e mantenha o registro de inventário sempre atualizado. (Conforme orientações do artigo sobre Check-list.)
5) Qualificação dos Fornecedores
Mantenha o cadastro de fornecedores sempre atualizado, autorize previamente a entrada dos prestadores de serviços e assegure o controle de acesso de todos os prestadores.
6) Gestão do estoque e programação de compras
Mantenha uma listagem atualizada dos materiais de consumo utilizados pelo condomínio, estabeleça o estoque mínimo necessário e realize as compras no momento adequado, evitando rupturas e garantindo a continuidade dos serviços.
7) Patrimônio
Toda nova aquisição de bens materiais deve ser registrada em Patrimônio, incluindo a nota de compra e as fotos dos itens adquiridos. Sempre que algum equipamento apresentar defeito, consulte no Nextin as informações de garantia e os dados do <Fornecedor>.
8) Perdidos e Achados
Registre todos os itens achados ou perdidos e dê ampla divulgação para facilitar a identificação dos proprietários. Estabeleça um prazo para que os itens não reclamados possam ser destinados à doação. Todos os itens devolvidos ou entregues devem ser registrados, garantindo total transparência no processo.
9) Gestão das Manutenções
Descreva todos os itens de manutenção corretiva e preventiva, incluindo as respectivas datas de vencimento. Registre todas as manutenções realizadas, mantendo o controle atualizado de cada item.
10) Tarefas
Registre as atividades a serem executadas pelas equipes e informe sobre o andamento da execução.
11) Monitoramento da portaria
Dedique-se à gestão da segurança e monitore o trabalho dos porteiros, garantindo que o registro de acesso seja realizado de forma segura e com redução no tempo de abordagem. Defina parâmetros de segurança, como a média diária de registros automatizados e manuais. Avalie continuamente os dados gerados para identificar melhorias e assegurar a eficiência dos processos
12) Análise de dados do Painel de Indicadores e Histórico dos últimos 12 meses.
Avalie continuamente os dados gerados para identificar melhorias e assegurar a eficiência dos processos
13) Plano Diretor
Estabeleça um plano de melhorias e obras que proporcionem maior comodidade, segurança e valorização ao imóvel. Ouça as sugestões dos moradores, elabore um orçamento detalhado de todos os projetos e apresente um plano contendo as melhorias propostas, o valor total do investimento, o fluxo de caixa e a contribuição mensal necessária para a execução.
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