Antes e depois da
reserva dos espaços, é importante checar todos os itens disponíveis nos espaços
para preservar o patrimônio comum.
A Nextin recomenda
adotar os procedimentos abaixo (checklist( na entrega e devolução do espaço
reservado.
1) Faça o inventário completo dos itens que integram o espaço, incluindo os respectivos custos de reposição em caso de avaria ou extravio. Os
itens devem ser devidamente classificados por categoria, como, por exemplo:
mobiliário, adornos, equipamentos sonoros, iluminação, eletrodomésticos,
louçaria, vidraria e talheres.
2) Na
seção <Biblioteca>, deve ser criada uma pasta chamada ‘Inventário
Espaços’, e nas subpastas deverá ser inserido um documento, por espaço,
contendo todos os itens disponibilizados. (Registro
de Inventário).
3) Vá na seção <Espaços/Reservas, escolha um dos espaços, clique em configurar e inclua a seguinte mensagem ou similar:
“O
responsável pela reserva compromete-se a consultar o Registro de Inventário do
espaço, disponível na seção <Biblioteca>, antes de utilizá-lo, assumindo
a responsabilidade de ressarcir qualquer dano ou avaria identificados na
conferência de entrega“
4) Caberá
ao responsável pela unidade verificar as condições do espaço, os itens
disponibilizados, o funcionamento dos equipamentos e eventuais não
conformidades. Antes do início da utilização, o responsável pela reserva deverá
registrar quaisquer irregularidades ou incompatibilidades mediante a abertura <Ocorrência>, via aplicativo Nextin,
preferencialmente com registro fotográfico.”
5) A
administração deverá acatar ou não as considerações do responsável pela unidade
por meio de uma resposta formal à <Ocorrência>, dando ciência ou se opondo as
alegações.
6) Ao término do uso, o responsável poderá relatar
eventuais danos ao espaço, comprometendo-se a ressarcir os prejuízos causados.
7) A administração, ao receber o espaço, deverá
realizar nova conferência, apontar eventuais não conformidades e, providenciar o
reparo ou reposição. Caberá também à
administração a atualização do registro
de inventário a ser disponibilizado ao próximo responsável pela área caso seja identificado avaria, quebra ou extravio.
8) Em caso de verificação de danos, o responsável será
notificado pelo sistema Nextin, através da seção <Infrações/Mensagens>, e por outros meios, sendo informado sobre os
prejuízos causados, os valores e a forma de ressarcimento.
9) O responsável pela unidade terá o direito de
resposta de até 03 dias úteis caso não reconhece eventuais danos causados.
10) Resolvidas todas as questões, e se for o caso é solicitada a cobrança dos valores e o procedimento é
encerrado. O Regimento Interno deve ser avaliado para análise de eventuais punições. Para esta consulta sugerimos o uso da seção <Next i.a> para auxílio da inteligência artificial.
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