Para a harmonia e o bom funcionamento de um condomínio ou associação a Nextin desenvolveu uma metodologia baseada em 05 princípios fundamentais. 

Segue aqui uma minuta sugestiva para que gestores e sindicatura possa avaliar o Regimento Interno:

SUGESTÃO DE ADAPTAÇÃO DO REGIMENTO INTERNO

ADOÇÃO DE PLATAFORMA DIGITAL – V1.04

Este documento é apenas uma sugestão. Qualquer implementação deve ter assistência jurídica. A Nextin não se responsabiliza pela adoção das sugestões.

Com o objetivo de cumprir as obrigações do condomínio previstas no Código Civil Brasileiro, especificamente nos artigos 1.335 e 1.336, da Lei nº 10.406/2002, que define os direitos e deveres, o condomínio implementou o uso de uma plataforma digital.

O objetivo será a definição das regras e o controle de procedimentos internos visando garantir aos condôminos o cumprimento dos seus deveres e a garantia dos seus direitos dando assim total transparência às atividades exercidas pela sindicatura.

Dessa forma, para o pleno funcionamento da plataforma, são estabelecidas as seguintes obrigações a serem observadas por moradores, condôminos, proprietários, prestadores de serviços, terceirizados, colaboradores e demais envolvidos:

1.     Plataforma oficial

A plataforma digital, acessível via internet e aplicativo, será o canal oficial de comunicação e gestão do condomínio. Caberá ao responsável pela unidade determinas quem será as pessoas que terão acesso.

2.    Principais funcionalidades

As funcionalidades disponibilizadas pela plataforma incluem:

a)    Gestão do cadastro de moradores, veículos e animais;

b)    Canal oficial para envio de mensagens, avisos e advertências;

c)    Gerenciamento de ocorrências encaminhadas à administração;

d)    Controle de acesso de entrada e saída de pessoas e veículos;

e)    Autorização de acesso de visitantes, veículos e pedidos de terceiros;

f)      Reservas de espaços comuns;

g)    Controle e aviso de chegada de encomendas;

h)    Comunicação de obras em unidades para autorização condominial;

i)      Informação sobre os contratos firmados pelo condomínio;

j)      Registro de inventário dos bens e equipamentos (Patrimônio);

k)    Gerenciamento das tarefas executadas e em andamento;

l)      Armazenamento dos documentos relevantes como convenção do condomínio, regimento interno, atas assembleares entre outros;

m) Controle de achados e perdidos.

 3.    Registro e acompanhamento de ocorrências

Todas as ocorrências referentes a reclamação, manutenção, dúvidas ou elogios devem ser registradas na plataforma pelos responsáveis pelas unidades. A administração terá um prazo de até 8 (oito) horas úteis para fornecer resposta e encaminhar a solução, assegurando a rastreabilidade e o histórico das solicitações.

Tal exigência se faz necessário para garantir a rastreabilidade e histórico de todas as solicitações recebidas.

4.    Cadastros de pessoas, veículos e animais

Os responsáveis por cada unidade devem manter atualizados os dados relativos a empregados, moradores, animais, veículos, prestadores de serviço temporários, pessoas com livre acesso e outras informações pertinentes à segurança.

Poderá a administração do condomínio a qualquer momento solicitar a comprovação de posse da unidade e/ou comprovante de endereço das pessoas classificadas como proprietários e/ou morador.

5.    Controle de acesso

Todos os acessos ao condomínio serão registrados pela equipe de portaria, com possibilidade de registro fotográfico e solicitação de documentos, conforme avaliação dos agentes de segurança.

6.    Cadastro facial para acesso facilitado

Moradores e visitantes com cadastro facial ativo terão acesso facilitado. A gestão do cadastro e descadastramento será de responsabilidade exclusiva da administração condominial.

O responsável pela unidade ou pessoas autorizadas devem incluir as fotos conforme o padrão, permitindo acesso ao condomínio.

As fotos devem ser com fundo branco, somente do rosto da pessoa, sem acessórios (brincos, óculos...) e de boa qualidade.

7.    Restrições de acesso sem cadastro atualizado

Moradores com dados desatualizados ou sem autorização prévia poderão ter acesso negado até que a situação seja regularizada.

8.    Autorizações de acesso de visitantes

É recomendado que todas as visitas sejam precedidas de autorização via aplicativo, proporcionando maior segurança e agilidade no controle de acesso.

9.    Acesso de veículos

Os veículos só podem entrar após serem cadastrados na plataforma. Conforme a tecnologia escolhida pelo condomínio, as seguintes soluções tecnológicas poderão ser implementadas:

a)    Identificadores magnéticos (TAGs);

b)    Controle remoto com acionamento pelo condutor;

c)    Reconhecimento de placa veicular (LPR);

d)    Equipamento facial para entrada e saída.

O custo das tags e/ou controle remoto serão de responsabilidade das unidades.

10.  Entregas com código de acesso e autorização de prévia de acesso.

Os responsáveis devem enviar previamente o código de entrega via aplicativo, reduzindo o tempo de abordagem pela portaria. Não está permitida a entrada de entregadores nas dependências do condomínio.

11.   Regras de reservas de espaços comuns

Todas as áreas do condomínio terão uma regulamentação própria seguindo os seguintes critérios:

a)    Dias e horários de abertura e fechamento;

b)    Número de reservas abertas por unidade;

c)    Tempo de uso do espaço em horas e minutos;

d)    Prazo mínimo de reserva em dias;

e)    Prazo máximo de reserva em dias;

f)      Obrigatoriedade de registro de lista de convidados;

g)    Nro máximo de ocupação do espaço;

h)    Impedimento de reserva de outros espaços simultâneos;

i)      Penalidade por não comparecimento;

j)      Valor da taxa de uso;

k)    Regras para datas especiais como natal e réveillon;

l)      Vistoria na entrega e devolução das chaves;

m) Ressarcimento em caso de quebras;

n)    Penalidades em caso de mau uso;

o)    Uso da área externa;

p)    Equipamentos de som permitidos;

q)    Possibilidades de contratação de banda de música.

r)      Regulamento específico da área;

s)     Idade mínima;

t)      Permissão para uso por convidados ou espaço restrito a moradores;

 12. Gerenciamento de encomendas

As encomendas recebidas serão cadastradas na plataforma e o responsável será alertado para retirada no local designado. A equipe de portaria não se ausentará para realizar entregas.

O condomínio poderá recusar o recebimento de encomendas destinadas a pessoas não cadastradas na plataforma.

Encomendas recebidas e não retiradas poderão ser abrigadas em outro local visando a guarda e segurança.

12. Mudanças

Mudanças de entrada ou saída somente serão permitidas mediante agendamento prévio via plataforma observando as seguintes regras:

a)    Será permitido uma única mudança do dia;

b)    O responsável pela unidade deverá registrar no aplicativo os nomes completos, nro do CPF, foto (desejável), período liberado dos prestadores de serviços.

c)    As mudanças serão das 08:00 às 17:00.

d)    Içamentos deverão ser previamente acordados e realizados por empresa especializada.

13. Obras nas unidades

De acordo com a NBR 16.280, todas as obras deverão ser cadastradas na plataforma, com apresentação de plano de reforma, plantas, detalhamento técnico, relação de pessoas autorizadas a acessarem o condomínio, ART/RRT do responsável técnico entre outras exigências previstas na norma brasileira.

Toda obra somente será iniciada após autorizado da administração do condomínio.

14. Perdidos e achados

Os objetos encontrados no condomínio deverão ser encaminhados para a administração que se responsabilizará pela guarda e comunicação aos moradores via aplicativo do condomínio.

Os itens não reclamados em um prazo de 60 dias após a comunicação poderão ser doados para instituição de caridade definida pela administração do condomínio.

15.. Conduta e respeito

Desacatos a funcionários, terceirizados ou prestadores de serviços não serão tolerados. Situações comprovadas resultarão em advertência formal ou, quando aplicável, multa.

16.. Penalidades por irregularidades

Irregularidades cometidas por pessoas autorizadas pelo responsável pela unidade serão passíveis de advertência e/ou multa, com garantia de amplo direito à defesa e contestação.

17. Comunicação de urgência

O condomínio manterá um número de telefone de uso restrito para urgências dentro do horário de funcionamento da administração.

18. Penalidades financeiras

Na ausência de previsão expressa no regimento interno ou convenção, aplica-se multa de 20% da taxa condominial, com valor dobrado em casos de reincidência no prazo de 12 meses.

IMPORTANTE:

Recomenda-se que alterações no regimento interno ou convenção do condomínio sejam realizadas com apoio de assessoria jurídica, assegurando regulamentação correta e quórum adequado, conforme a legislação vigente.

 

Departamento de Sucesso do Cliente

Nextin Brasil